Bestanden in de cloud, meer productiviteit: File Sync and Share


De samenwerking en communicatie tussen medewerkers verbeteren en de teamproductiviteit verhogen: vrijwel iedere organisatie streeft ernaar. ‘File Sync and Share’ (FSS) biedt uitkomst op dit gebied. Met dit type cloudoplossing kunnen bedrijven bestanden delen en synchroniseren in de cloud.

MKB-bedrijven doen er verstandig aan om producten die gemaakt zijn voor persoonlijk gebruik, te vermijden. Hiermee wordt het risico op downtime en dataverlies namelijk een stuk groter. FSS-oplossingen als OneDrive, Office 365 en AutoTask Workplace zijn goede opties. Zij bieden niet alleen productiviteitstools en databescherming, maar ook een gebruiksvriendelijke interface.

Of deze investering lonend is? Absoluut. In deze blog laten we zien hoe bedrijven de productiviteit op 3 manieren kunnen verhogen middels het delen en synchroniseren van bestanden in de cloud.

1. Altijd en vanaf elke plek toegang tot bestanden

Anno 2018 is ‘mobiel’ het sleutelwoord. Veel mensen vinden het prettig om onderweg of vanuit huis te werken. Een goede FSS-bedrijfsoplossing zorgt ervoor dat personeelsleden toegang hebben tot documenten vanaf elk apparaat en vanuit iedere locatie. Vroeger zetten organisaties hiervoor een VPN-netwerk op, zodat gebruikers op het bedrijfsnetwerk konden inloggen, maar dat is niet langer nodig. Veilige FSS-oplossingen synchroniseren data in de cloud middels apps die eenvoudig te installeren zijn. Hierdoor kunnen medewerkers hun documenten gemakkelijk openen op afstand.

2. Eenvoudiger samenwerken

In vergelijking tot de mogelijkheden van een FSS-oplossing zijn de samenwerkingsopties die e-mail biedt achterhaald. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om grote bestanden te delen per e-mail. Bovendien wordt het samenwerkingsproces aanzienlijk vertraagd wanneer medewerkers telkens moeten zoeken naar relevante berichten in de dagelijkse e-mailstroom. Middels een FSS-oplossing kunnen meerdere gebruikers eenvoudig samenwerken aan één (groot) document. Dit is opgeslagen op een enkele locatie, wat het onmogelijk maakt om te werken aan een verouderde versie.

Daarnaast is het mogelijk om in te stellen welke gebruikers een document mogen bewerken. Binnen veel FSS-oplossingen is het tevens mogelijk om te zien door wie een document is geopend of bewerkt. Wanneer een gebruiker het niet eens is met bepaalde wijzigingen, kan deze een document meestal eenvoudig naar een eerdere versie terugzetten.

3. Bescherming tegen dataverlies: versiebeheer

Versiebeheer zorgt ervoor dat bedrijfsdata beschermd zijn. Daarnaast bewerkstelligt het een stroomlijning van de workflow én een productiviteitsverhoging op 2 manieren:

  • Gebruikers zijn in staat om verwijderde of beschadigde bestanden snel te herstellen zonder de hulp van een helpdesk te hoeven inroepen. Met andere woorden: ze kunnen doorwerken aan hun bestanden met minimale downtime;
  • Aangezien gebruikers een herstel zelfstandig kunnen uitvoeren, wordt de helpdesk ontlast. Daardoor heeft de IT-afdeling meer tijd om zich te richten op strategische projecten.

Hebt u hulp nodig? Neem gerust contact met ons op, wij helpen u graag!

Meer informatie