Overstappen op Office 365: bent u er klaar voor?

Bent u van mening dat een overstap op Office 365 uw bedrijf veel voordelen zal opleveren? Ga dan goed na of u hier klaar voor bent, zodat u optimaal kunt profiteren van de mogelijkheden. Wij zetten 5 punten voor u op een rij die u kunt gebruiken als checklist!

1. Is uw internetconnectiviteit in orde?

Office 365 is een clouddienst en kan daarom niet zonder een goede internetverbinding. Maak de overstap dus niet voordat u hebt gecontroleerd of uw connectiviteit volledig in orde is. Zo vermijd u een situatie waarin de voordelen van Office 365 voor uw medewerkers worden overschaduwd door een verbinding die te wensen overlaat. Win van tevoren advies in over de capaciteit die benodigd is voor het aantal gebruikers en de Office-365-apps die op uw ‘wenslijst’ staan.

2. Welke procesveranderingen kunt u doorvoeren?

Microsoftgebruikers zullen de workflow van Office 365 grotendeels herkennen. Maar de afwijkende punten kunnen uw infrastructuur en medewerkers toch beïnvloeden. Waar een lokale mailserver er bijvoorbeeld voor zorgt dat een e-mail aan meerdere medewerkers op kantoor het gebouw niet verlaat, gaat een e-mailbijlage met Office 365 het internet op; pas daarna kunnen de afzonderlijke gebruikers deze apart downloaden. In zulke situaties kan Office 365 zorgen voor een piek in uw bandbreedtegebruik.

De oplossing is eenvoudiger dan u denkt: leer uw medewerkers om geen bijlage, maar een link te versturen. Deze verwijst naar het bestand dat ze op OneDrive of SharePoint hebben opgeslagen. Zo zijn er natuurlijk meerdere kleine veranderingen die leiden tot een productiviteits- of efficiëntieverbetering, waardoor uw personeel nog meer vertrouwen krijgt in Office 365. Een kleine moeite voor een waardevol resultaat!

3. Hoe traint u uw medewerkers op samenwerken?

De echte kracht van Office 365 schuilt in samenwerking. De applicaties zijn zó ontworpen dat ze informatie eenvoudig beschikbaar kunnen stellen aan gebruikers, waar deze zich ook bevinden. Maar dit heeft alleen waarde wanneer uw medewerkers begrijpen op welke manier ze hiermee moeten omgaan. Organiseer daarom eens een workshop of (online)training om hen te laten zien hoe Office 365 samenwerkingen ondersteunt door middel van sociale communicatie, gedeelde documenten en online (video)vergaderingen. Wilt u een optimaal resultaat behalen? Dan is het slim om een interne ‘kampioen’ aan te wijzen die de mogelijkheden en kansen van Office 365 binnen uw organisatie uitlegt en promoot.

4. Hoe configureert u een passende beveiliging?

Office 365 is veel veiliger dan het gros van de kleine bedrijfsnetwerken. Toch is het uiterst belangrijk dat u de behoeftes van w bedrijf goed begrijpt en op basis hiervan een beveiliging configureert. Geef bijvoorbeeld niet iedereen binnen uw organisatie toegang tot elk document; zorg ervoor dat alleen specifieke gebruikers vertrouwelijke informatie kunnen zien. Dat is ook cruciaal om te kunnen voldoen aan de eisen die de privacywetgeving stelt. Bepaal van tevoren dus een toegangsbeleid en besef dat dit aan verandering onderhevig is. Dat betekent dat u het regelmatig moet beoordelen en bijwerken!

5. Hoe controleert u de compatibiliteit met bestaande software?

Zet de applicaties die u momenteel gebruikt eens op een rij. Welke hiervan zijn absoluut onmisbaar voor uw organisatie? Streeft u naar een succesvolle en stress-vrije migratie, dan moet u eerst een allesomvattende compatibiliteitsanalyse maken van de gehele omgeving. Na de overstap op Office 365 moet alles binnen uw organisatie nog even soepel verlopen; er mogen geen onverwachte vertragingen of onderbrekingen zijn die uw klanten en personeel frustreren. Evalueer daarom alles van a tot z: neem bijvoorbeeld uw marketingtools, maar ook uw maatwerkprogramma’s onder de loep!

Inmiddels is Office 365 – met zijn miljoenen zakelijke gebruikers wereldwijd – de snelst groeiende cloudoplossing. Ook uw bedrijf kan er hoogstwaarschijnlijk optimaal van profiteren. Wilt u echter het maximale uit Office 365 halen en risico’s beperken, zorg dan voor een weldoordachte voorbereiding en een samenwerking met een ervaren partner.